Executive Assistant to the Management Board (w/m/d)

gsm GmbH

Seit mehr als 20 Jahren ist gsm Marktführer für Coaching mit sozialintegrativem Schwerpunkt. Mit täglich rund 5.000 Coachingstunden begleiten wir Menschen in komplexen Lebenssituationen auf ihrem Weg zu nachhaltiger Beschäftigung und neuer Orientierung – an über 300 Standorten deutschlandweit und mit mehr als 1.300 Mitarbeitenden

Wir arbeiten eng mit öffentlichen Auftraggebern wie Jobcentern, Agenturen für Arbeit sowie weiteren Institutionen, z. B. Rentenversicherungsträgern, zusammen. Gleichzeitig baut gsm seine Coachinglösungen für Unternehmen und Organisationen weiter aus, etwa in den Bereichen Workforce Transformation und Mental-Health-bezogenes Coaching.

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Geschäftsleitung zuverlässig und vorausschauend im operativen Tagesgeschäft.
Du arbeitest Dich schnell in neue Themen ein, recherchierst eigenständig im Auftrag der Geschäftsleitung und bereitest komplexe Informationen entscheidungsreif auf
Du koordinierst Termine, behältst Fristen und Aufgaben im Blick und sorgst für eine strukturierte Tages- und Wochenplanung.
Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen interner Mitarbeiter*innen sowie externer Ansprechpartner*innen.
Du koordinierst interne und externe Meetings und stellst eine reibungslose Organisation sicher.
Du bereitest Regeltermine und Besprechungen der Geschäftsleitung organisatorisch vor und nach, erstellst bei Bedarf Protokolle und hältst vereinbarte To-dos nach.
Du unterstützt den Informationsfluss zwischen Geschäftsleitung, Abteilungen und operativen Regionen.
Du übernimmst die Korrespondenz und organisatorische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
Du organisierst Dienstreisen inklusive Reise- und Hotelbuchungen sowie der dazugehörigen Reiseplanung.
Du unterstützt bei der Erstellung, Formatierung und Pflege von Präsentationen, Unterlagen und Dokumenten.
Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben für die Geschäftsleitung und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles zuverlässig läuft.
Du unterstützt bei der Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen, von der Vorbereitung über die Koordination von Dienstleistern bis zur Betreuung vor Ort.

Dein Profil

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst bereits Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld mit.
Du arbeitest ausgesprochen strukturiert, zuverlässig und selbstständig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
Du verfügst über sehr gute organisatorische Fähigkeiten und kannst Prioritäten sicher setzen.
Du kommunizierst professionell und verbindlich mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen.
Du zeichnest dich durch ein hohes Maß an Integrität, Diskretion und Loyalität aus.
Du nutzt KI-Tools souverän für Recherche und Aufbereitung und kannst die Ergebnisse kritisch einordnen.
Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Teams und grundlegenden Excel-Anwendungen.
Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Du bringst Flexibilität, eine pragmatische Hands-on-Mentalität und gelegentliche Reisebereitschaft mit.