Office Management Bildungszentrum (all genders)

Deine Mission

Du übernimmst die operative und personelle Verantwortung für das Office Management unseres Zentrums in Essen.

Deine Aufgaben

People Management & Teamführung

• Du übernimmst Verantwortung für die Verwaltung und den reibungslosen Betrieb des Bildungszentrums.
• Du steuerst und koordinierst externe Dienstleister.
• Du stellst die Funktionsfähigkeit der technischen Infrastruktur und der büroorganisatorischen Abläufe sicher.
• Du unterstützt das gesamte Team bei allen logistischen Fragen.
• Du bist die erste Ansprechperson für Jugendliche und sorgst dafür, dass sie jederzeit optimal betreut werden.
• Du kümmerst dich um Bestellungen, die Abwicklung von Rechnungen und sorgst für einen transparenten, effizienten Verwaltungsprozess.

Office Management

• Verantwortung für den Bestellprozess des Zentrums inkl. Inventur
• Zentrale Kontaktperson für externe Dienstleister
  (z. B. Reinigungsservice, Catering bei Events, Handwerkerinnen)*
• Erstellung und Pflege eines Notfall‑ und Evakuierungskonzepts
• Organisation und Durchführung von Evakuierungsübungen
• Sicherstellung eines ordentlichen und gepflegten Erscheinungsbilds der Fläche

Das bringst du mit

• Ein sehr freundliches, offenes und professionelles Auftreten sowie die Fähigkeit, mit verschiedenen Personengruppen effektiv zu kommunizieren.
• Fundierte organisatorische Fähigkeiten, um auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Technische Versiertheit sowie Erfahrung im kaufmännischen Bereich.
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office.
• Bereitschaft, auch nachmittags und samstags zu arbeiten.

Das bieten wir dir

• Verantwortungsvolle Führungsrolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Klare Arbeitszeiten und planbare Einsätze
• Zusammenarbeit in einem engagierten, vielfältigen Team
• Zentrale Rolle im operativen Tagesgeschäft

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.