Sekretär / Teamassistent / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit

PERSONALCHECK Ihre externe Personalabteilung MITARBEITER FINDEN, BINDEN UND QUALIFIZIEREN

PERSONAL CHECK ist Full-Service Partner für alle HR-Fragen. Wir bieten strategische Personalarbeit zur Gewinnung, Qualifizierung und Bindung von Mitarbeitern. Menschen und Unternehmen zusammenbringen und zum gemeinsam Erfolg führen ist dabei unser oberstes Ziel.

Unser Mandant - die Günter Alsdorf GmbH & Co. KG - ist ein familiengeführtes Bauunternehmen mit Sitz in Neuwied, das seit 1965 erfolgreich im Großraum Koblenz–Neuwied tätig ist. In dritter Generation geführt, sind rund 100 Mitarbeitende beschäftigt und bieten umfassende Leistungen im Erd-, Tief-, Kanal- und Straßenbau sowie in den Bereichen Abbrucharbeiten und Außenanlagen.

Aktuell suchen wir für unseren Auftraggeber einen

Sekretär / Teamassistent / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit

Ihre Aufgaben:

• Kaufmännische Abläufe im Blick: Sie entlasten die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und unterstützen die kaufmännischen Prozesse, damit alles reibungslos läuft
• Korrespondenz: Sie übernehmen die vollständige Tageskorrespondenz und finalisieren Schriftstücke, die auf Input bspw. der Bauleiter vorbereitet wurden
• Angebote und Nachverfolgung: Sie unterstützen bei der Bearbeitung von Angeboten für Submissionen und telefonieren bei Lieferanten nach
• Rechnungsstellung & Preisspiegel: Sie erstellen und versenden Ausgangsrechnungen mit RIB iTwo und unterstützen bei der Erstellung von Preisspiegeln
• Empfang und Besprechungsservice: Sie kümmern sich um den Empfang, die Begrüßung und die Bewirtung von Besuchern sowie um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Telefonzentrale & Kommunikation: Sie betreuen die Telefonzentrale, dokumentieren Anrufe und behalten den Überblick
• Archiv & Digitalisierung: Sie archivieren Bauakten – sowohl in Papierform als auch digital – und bringen Ihr Wissen aktiv in die Digitalisierung unserer Prozesse mit ein
  
  

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im baunahen Umfeld: Idealerweise haben Sie in der Baubranche, einem Ingenieurbüro, einem Baustoffhandel oder einem ähnlichen baunahen Betrieb gearbeitet
• Erfahrung in der Assistenz: Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Assistenzfunktionen mit und kennen sich mit der Betreuung kaufmännischer Prozesse aus
• Organisationstalent & Selbstständigkeit: Sie sind gut darin, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – auch unter Zeitdruck
• IT- und Digitalaffinität: Mit MS Office, insbesondere Word und Excel, sind Sie vertraut und haben Freude an der Arbeit mit digitalen Tools
• Kommunikationsstärke: Ihre Deutschkenntnisse (C2) sind ausgezeichnet. Sie kommunizieren schriftlich wie mündlich klar und verbindlich – immer freundlich, offen und mit einem Lächeln in der Stimme
  
  

Das können Sie erwarten:

Die DNA: Im Unternehmen wird eine familiäre Atmosphäre und ein Arbeitsklima gepflegt, in dem Zusammenarbeit großgeschrieben wird. Im kaufmännischen Bereich arbeiten rund sieben Kolleginnen und Kollegen eng mit dem insgesamt etwa 20-köpfigen Verwaltungsteam zusammen. Regelmäßiger Austausch, zum Beispiel im wöchentlichen Abteilungsmeeting, ist fester Bestandteil der Zusammenarbeit. Entscheidungen werden zügig getroffen – kurze Wege zur Geschäftsführung ermöglichen schnelle Abstimmungen und einen Austausch auf Augenhöhe. Auch abseits des Arbeitsalltags wird der Teamgeist gestärkt, etwa beim jährlichen Sommerfest oder bei der gemeinsamen Weihnachtsfeier

• Attraktive Vergütung: Je nach Qualifikation und Erfahrung liegt Ihr Gehalt zwischen 3.500 und 4.000 Euro monatlich – plus ein anteiliges 13. Gehalt (insgesamt 12,72 Gehälter pro Jahr)
• Zusätzliche Benefits: Sie profitieren von exklusiven Mitarbeiterrabatten über Corporate Benefits und einer Edenred-Guthabenkarte im Wert von 40 € monatlich
• Jobrad-Leasing: Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes E-Bike oder Fahrrad zu leasen – umweltfreundlich, praktisch und perfekt für den Arbeitsweg oder die Freizeit
• Treue wird belohnt: Für Ihre langfristige Betriebszugehörigkeit zahlen wir Ihnen eine attraktive Prämie
• Urlaub: Sie genießen 30 Urlaubstage pro Jahr für Ihre Erholung
• Flexible Arbeitszeiten: Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche. Im Team treffen Sie individuelle Absprachen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung – solange die Abteilungen zwischen 08:00 und 16:30 Uhr grundsätzlich besetzt sind
• Betriebliche Altersvorsorge & Vermögenswirksame Leistungen: Wir unterstützen Ihre Altersvorsorge mit einem Zuschuss von rund 20 % also mehr als gesetzlich vorgeschrieben. Zusätzlich bezuschussen wir Ihre vermögenswirksamen Leistungen
• Individuelle Weiterbildung: Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen. Wir fördern individuelle Weiterbildungen – eigene Vorschläge sind ausdrücklich willkommen
• Praktische Extras: Kostenlose Parkplätze direkt am Haus und freie Getränke stehen Ihnen selbstverständlich zur Verfügung
  
  

So kommen wir zusammen:

Klingt das interessant für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung. Für weitere Rückfragen stehen wir Ihnen unter 0172-6247888 gerne zur Verfügung. Wir prüfen Ihre Unterlagen und melden uns innerhalb von einer Woche für ein Erstgespräch bei Ihnen. Wenn alles gut läuft, führen Sie danach innerhalb von 8-10 Tagen ein Gespräch bei Günter Alsdorf vor Ort.

PERSONAL CHECK

Nieke Arendt

www.personalcheck.info