Sekretariatsmitarbeiter/-in [m/w/d], Office Management

Werden Sie Teil der Bildungsinstitution der hessischen Unternehmerverbände. Mit mehr als 1000 fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erbringen wir Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber, Unternehmen, Beschäftigte sowie Ausbildungs- und Arbeitssuchende.

Das Bildungswerk der Hessischen Wirtschaft e. V. ist eine Institution der Hessischen Arbeitgeberverbände und hat den Auftrag, Problemgruppen des Arbeitsmarktes effizient und erfolgreich in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt zu integrieren.

Für unser Regionalbüro in Wiesbaden suchen wir ab sofort eine berufserfahrene Fachkraft im Office Management in Vollzeit zur Abwicklung aller anfallenden Aufgaben, im Besonderen für die Regionalleitung.

Ihre Aufgaben

• Professionelles Office Management mit allen anfallenden Sekretariatsaufgaben, Planung und Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, sowie Protokollführung
• Ansprechpartner/Ansprechpartnerin zwischen Koordination/Teamleitung/Mitarbeitenden und der Regionalleitung
• Verantwortlichkeit für den Verwaltungsbereich mit Personalverwaltung und -führung, sowie Urlaubs- und Vertretungsplan Sekretariat
• Anleitung der Auszubildenden in der Verwaltung
• Datenbankpflege und Archivierung
• Bearbeitung von Ausschreibungen / E-Vergabe
• Controlling-Aufgaben wie Rechnungsstellung im internen FiBu-System, Zahlungseingangsprüfung, Mahnwesen sowie Projektabrechnungen mit den Auftraggebern
• Bestellung von Büromaterialien und Einrichtungsgegenständen
  
  

Unser Angebot

• interessante u. eigenverantwortliche Tätigkeit
• angenehmes Arbeitsklima
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Entwicklungsperspektive
• Vollzeit
• 30 Tage Jahresurlaub plus ganztägig frei an Weihnachten und Silvester
  
  

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/ oder eine Sekretariats-/Assistenzausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, auch in Vertretungssituationen
• Sichere sprachliche/schriftliche Ausdrucksweise sowie hohe Kommunikationskompetenz
• Versierte MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Loyalität unter strenger Wahrung der Diskretion
• Organisationstalent, Genauigkeit und Zuverlässigkeit sowie gute Umgangsformen und ein gepflegtes Äußeres
• Selbstständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft sowie Teamfähigkeit
• Hohe Dienstleistungsmentalität
  
  

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht.